GED
Quand les documents ne tiennent plus dans les boîtes mail
Trois signes qu’un disque partagé ne suffit plus.
Chaque société voit ses pièces. Le siège voit ce qu’il doit voir, et personne d’autre.
Un conducteur de travaux retrouve un plan depuis le chantier, sans appeler le siège.
Un contrat, une facture fournisseur, un bon : le circuit dit qui valide, et dans quel ordre.
Le cas qui a fixé ce périmètre
Je mets en place une GED pour un groupe du bâtiment : plusieurs sociétés, plusieurs établissements, plusieurs pays. Des documents de chantier, des contrats, des plans, des factures fournisseurs, et des équipes qui travaillent loin du siège.
L’offre vaut pour tout groupe qui se pose la même question : plusieurs entités, plusieurs lieux, des droits, et des pièces que tout le monde ne doit pas voir.
Ce que je mets en place, et ce que je laisse à d’autres
Compris
- Le cadrage : qui dépose, qui lit, qui valide, société par société et site par site.
- Le choix de l’outil, logiciel libre ou développement sur mesure, avec ce qu’il couvre et ce qu’il faudra ajouter.
- Le classement, les droits et les circuits de validation.
- La recherche, pour retrouver une pièce sans connaître le dossier par cœur.
- La reprise d’un fonds identifié : des dossiers listés, dans un format qu’on a regardé.
- La formation des personnes qui déposent, et un mémo de reprise.
Non compris
- La numérisation d’un stock de papier non trié : c’est le métier d’un numériseur.
- L’archivage à valeur probante. Il se confie à un tiers archiveur, et je prévois le lien avec lui.
- Le secrétariat documentaire au quotidien, une fois l’outil en service.
- Une astreinte de nuit ou de week-end. Je ne peux pas la tenir seul.
- La comptabilité et la paie. Les factures se rangent dans la GED, le cabinet les comptabilise.
Le logiciel se choisit au cadrage, une fois connus le volume, les langues, les pays et les outils déjà en place. Son hébergement, chez vous ou sur un serveur que je gère, est écrit dans le devis.
Comment ça se passe
Le prix se fixe après le cadrage. Un groupe multi-pays ne tient pas dans un forfait écrit d’avance.
Un premier échange
Combien de sociétés, de sites et de types de documents, et ce qui bloque aujourd’hui.
GratuitLe cadrage
La carte des sociétés, des droits et des circuits, puis le choix de l’outil. Pour un groupe, il prend plusieurs jours.
Chiffré, vous pouvez vous arrêter làLe déploiement
L’outil, les droits, un circuit réel, puis la reprise du fonds identifié. Une société d’abord, les autres ensuite.
Devis par lotLa mise en main
Les personnes qui déposent sont formées. Les accès sont à votre nom, avec un mémo de reprise.
Autour de la GED
La signature d’un document ou l’accès d’un sous-traitant se décident une fois la GED en service, chacun avec son devis.
Questions fréquentes
Un disque partagé stocke des fichiers. Une GED ajoute le classement, le droit de voir une société et pas l’autre, le circuit quand une pièce doit être validée, et la recherche. Si tout le monde peut déjà tout voir et que personne ne valide rien, un disque peut suffire, et je vous le dirai.
La reprise incluse dans le déploiement porte sur un fonds identifié : des dossiers qu’on a listés, dans un format qu’on a regardé. Un entrepôt de papier non trié est le métier du numériseur. Il se chiffre à part, ou il se confie à un spécialiste.
Quand un logiciel libre couvre les droits, les circuits et les langues du groupe, je le retiens. Quand le contourner coûterait plus cher que de développer, je le dis et je développe la partie qui manque. Le nom du produit figure dans le devis, une fois le cadrage fait.
Le cas décrit sur cette page est un groupe du bâtiment, multi-sites et multi-pays. La même offre s’applique à un autre groupe qui a plusieurs sociétés et des documents que tout le monde ne doit pas voir.
Parler d’une GED
Dites-moi combien de sociétés et de sites sont concernés, et quels documents bloquent aujourd’hui. Je réponds sous 48 h ouvrées.