Équiper une TPE en logiciels libres
Le libre n'est pas une version au rabais des logiciels payants, et ce n'est pas non plus la solution à tout. Ce mémo prend les postes un par un, dit lesquels se remplacent sans y penser, lequel résiste encore en France, et ce que la bascule coûte réellement une fois le temps compté.
À lire avant de décider
Ce mémo aborde des sujets encadrés par la réglementation ou qui engagent financièrement. Les règles, les tarifs et les pratiques évoluent : le texte décrit l'état du droit français à sa date de publication, et rien ne garantit qu'il soit encore exact aujourd'hui.
Il n'a pas valeur de conseil juridique, fiscal ou comptable. Pour une décision qui engage, faites vérifier votre cas par un professionnel. Avertissement et limites d'usage
1. Libre ne veut pas dire gratuit Et la nuance décide de votre choix
Un logiciel libre donne quatre libertés : l'utiliser pour n'importe quel usage, en étudier le fonctionnement, le redistribuer, et le modifier. La gratuité en découle souvent, elle n'est pas la définition. Beaucoup de logiciels libres se vendent avec du support, et beaucoup de logiciels gratuits ne sont pas libres du tout.
Ce que vous gagnez vraiment
- Pas de licence à renouveler, ni d'audit de conformité.
- Pas de dépendance à un éditeur qui change ses tarifs ou arrête un produit.
- Vos données dans des formats ouverts, lisibles dans vingt ans.
- Le choix de l'hébergement, chez vous ou chez qui vous voulez.
Ce que vous payez ailleurs
- Du temps : installation, réglages, apprentissage.
- Parfois de l'ergonomie, sur certains logiciels et pas sur tous.
- Le support, qui n'est plus un numéro à appeler mais une communauté, ou un prestataire que vous payez.
Ce qui ne change pas
La sécurité ne dépend pas du modèle : un logiciel libre mal tenu à jour est aussi vulnérable qu'un logiciel propriétaire mal tenu à jour.
Ce que le libre apporte, c'est que n'importe qui peut regarder. Ce n'est pas une garantie, c'est une possibilité de contrôle.
2. La bureautique Le poste le plus facile, et celui qui fait le plus peur
Traitement de texte, tableur, présentation. C'est le premier poste auquel on pense, et c'est aussi celui où la bascule est la plus simple techniquement et la plus intimidante psychologiquement.
1 Ce qui marche sans discussion
LibreOffice couvre l'intégralité des usages d'une TPE : courriers, devis, tableaux de suivi, présentations. Il lit et écrit les formats de la suite dominante, il s'installe sur les trois systèmes, et il est gratuit.
Pour du travail à plusieurs sur un même document en temps réel, OnlyOffice et Collabora apportent cette brique, généralement adossées à un espace de stockage partagé, section 4.
2 Où ça coince, honnêtement
- Les tableurs très élaborés : macros complexes, tableaux croisés dynamiques poussés, compléments financiers. La conversion n'est jamais parfaite, et le débogage prend du temps.
- Les documents partagés avec l'extérieur dont la mise en page compte : un devis avec une mise en forme fine peut bouger d'un logiciel à l'autre.
- Les habitudes : un comptable qui travaille depuis vingt ans avec les mêmes raccourcis perdra du temps, et ce temps est réel.
3. Messagerie, agenda et contacts Deux questions distinctes qu'on confond
! La distinction qui éclaire tout
Le logiciel avec lequel vous lisez vos courriels, et le service qui les héberge, sont deux choses différentes. Vous pouvez changer l'un sans toucher l'autre, et ce sont deux décisions de nature très différente.
Changer de logiciel : quelques minutes, réversible. Changer d'hébergeur de messagerie : une migration qui touche vos DNS, vos archives, et tous vos correspondants.
Le logiciel
Thunderbird lit n'importe quelle messagerie, gère plusieurs comptes, l'agenda et les contacts dans la même fenêtre, et fonctionne hors ligne. Il se pose en un quart d'heure et se retire aussi vite.
C'est le changement le plus indolore de ce mémo : vos courriels restent là où ils sont, vous changez juste la fenêtre par laquelle vous les regardez.
Le service
Là, plusieurs chemins : un hébergeur européen qui fournit la messagerie avec votre nom de domaine, un fournisseur spécialisé respectueux de la vie privée, ou l'auto-hébergement.
Un conseil ferme : n'hébergez pas votre messagerie vous-même. C'est le service le plus ingrat qui soit, entre la réputation d'envoi, les listes noires, le filtrage du courrier indésirable et la disponibilité exigée. Le mémo sur l'auto-hébergement y revient, et la conclusion y est la même.
4. Stockage et partage de fichiers Le poste où le libre est le plus convaincant
C'est probablement le meilleur rapport entre ce que le libre apporte et ce qu'il demande. Les solutions sont matures, l'usage est identique à celui des grands services de cloud, et la question de savoir où vivent vos fichiers est réglée d'un coup.
1 Ce que ça remplace
Nextcloud couvre le stockage, la synchronisation sur tous les appareils, le partage par lien avec mot de passe et date d'expiration, l'agenda, les contacts, les notes, et l'édition de documents à plusieurs quand on lui adjoint une suite bureautique.
Autrement dit, l'équivalent fonctionnel d'un espace de travail complet, sans abonnement par personne.
2 Trois façons de l'avoir
- Chez un hébergeur qui le propose clés en main, à quelques euros par mois. Le bon choix par défaut Vous gardez la maîtrise des données sans hériter de l'administration.
- Chez un fournisseur associatif, souvent gratuit pour de petits volumes. Parfait pour tester.
- Sur votre propre serveur, si vous acceptez le travail que cela demande. Voir le mémo dédié.
5. Visioconférence et discussion d'équipe Deux niveaux d'exigence très différents
| Besoin | Ce qui existe en libre | Verdict honnête |
|---|---|---|
| Une visio à deux ou trois, sans installation | Jitsi Meet, accessible par un simple lien, sans compte. | Excellent Souvent plus simple que les solutions commerciales, puisque l'invité n'installe rien. |
| Une réunion à dix ou plus, avec partage d'écran | Jitsi tient, sur une instance correctement dimensionnée. | Correct La qualité dépend beaucoup du serveur employé : une instance publique gratuite peut saturer. |
| Un webinaire à cent participants, avec enregistrement | BigBlueButton, conçu pour l'enseignement. | Correct Demande un vrai serveur ou un hébergeur spécialisé. Ce n'est plus un usage de TPE ordinaire. |
| La discussion d'équipe au quotidien | Mattermost, Rocket.Chat, ou Element sur le réseau Matrix. | Très bon Fonctionnellement équivalents aux solutions dominantes, et sans facturation par personne. |
6. Mots de passe et secrets Le poste où le libre est objectivement supérieur
1 Pourquoi c'est le meilleur cas de tout ce mémo
Sur un coffre de mots de passe, la question n'est pas l'ergonomie mais la confiance. Un code ouvert et audité par des tiers vaut mieux qu'une promesse commerciale, parce qu'il permet de vérifier que le chiffrement se fait bien sur votre appareil avant tout envoi.
C'est un domaine où le libre ne rattrape pas le propriétaire : il part avec un avantage structurel.
2 Les deux familles
Bitwarden et son dérivé communautaire Vaultwarden : coffre synchronisé, applications sur tous les appareils, partage propre entre plusieurs personnes, offre gratuite très complète.
KeePassXC : un fichier chiffré que vous rangez où vous voulez et synchronisez vous-même. Rien ne part chez personne, au prix d'un peu plus de manipulation.
Les deux sont traités en détail dans le mémo consacré aux mots de passe.
7. Site, boutique et relation client Là où le libre domine déjà, souvent sans qu'on le sache
Une part considérable du web tourne sur des logiciels libres. Si vous avez un site sous WordPress, vous utilisez déjà du libre, et probablement sans y avoir pensé.
| Besoin | Briques libres | À savoir |
|---|---|---|
| Site vitrine ou blog | WordPress, ou un générateur de site statique | Le CMS le plus répandu est aussi le plus attaqué : les mises à jour ne sont pas optionnelles. |
| Boutique en ligne | WooCommerce, PrestaShop | Gratuits à la base, mais les extensions et thèmes se paient. Comptez le total, pas la brique. |
| Suivi des clients et des devis | Dolibarr, EspoCRM | Un CRM libre couvre largement les besoins d'une TPE. Dolibarr va jusqu'à la facturation. |
| Mesure d'audience | Matomo | Cas remarquable Correctement configuré, il peut dispenser de bandeau de consentement, ce qu'aucune solution dominante ne permet. |
| Formulaires et enquêtes | LimeSurvey, Framaforms | Les données restent chez vous, ce qui simplifie beaucoup le dossier quand elles sont personnelles. |
| Infolettre | Listmonk, Mautic | L'envoi reste le point dur : il faut un service d'expédition qui garantisse la délivrabilité. |
8. Comptabilité, facturation et paie Le poste où il faut être honnête
! C'est ici que le libre est le plus faible en France
Non par manque de qualité des logiciels, mais parce que la comptabilité française est un domaine fortement réglementé et qui bouge. Un outil doit suivre les évolutions fiscales, les formats d'échange avec l'administration, et les obligations qui changent d'une année à l'autre. C'est un travail de veille permanent que les éditeurs commerciaux financent par l'abonnement.
Ce qui existe et qui tient
Dolibarr couvre devis, factures, clients, stocks et suivi commercial, et il est très employé par des TPE françaises. Pour la tenue comptable proprement dite, il s'accompagne souvent d'un échange avec le cabinet.
GnuCash convient à une comptabilité personnelle ou très simple, moins à une activité qui doit produire une liasse.
Deux contraintes à vérifier avant de choisir
- Le logiciel de caisse certifié. Si vous enregistrez des règlements de particuliers, la réglementation française impose un logiciel répondant à des conditions d'inaltérabilité et attesté. Vérifiez ce point avant toute décision, il est éliminatoire.
- La facturation électronique. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques ; l'obligation d'émettre s'applique aux PME, TPE et micro-entreprises à compter du 1er septembre 2027. Votre outil doit savoir passer par une plateforme agréée.
9. Le système du poste de travail Faut-il vraiment y aller ?
1 La réponse courte : pas en premier
Changer le système d'exploitation est le geste le plus visible et le moins rentable de la liste. Il touche tout le monde tous les jours, il fait perdre les repères, et il ne règle aucun problème que les huit sections précédentes n'aient déjà réglé.
Basculez d'abord les applications. Une fois qu'on travaille avec des logiciels libres sur un système propriétaire, la question du système devient beaucoup plus simple : il n'y a presque plus rien qui retienne.
2 Les cas où ça se justifie tout de suite
- Un poste ancien que le système actuel ne prend plus en charge. Une distribution récente lui rend plusieurs années de service, et c'est une économie immédiate.
- Un poste dédié à une tâche : caisse, borne, poste d'atelier, serveur de fichiers.
- Un usage entièrement dans le navigateur, ce qui est le cas de beaucoup de postes administratifs.
- Un développeur, pour qui l'environnement libre est souvent plus confortable que l'inverse.
10. Ce que ça coûte vraiment Une TPE de cinq personnes, sur un an
| Poste | Abonnements courants | Équivalent libre | Écart annuel |
|---|---|---|---|
| Bureautique et espace de travail, 5 personnes | Abonnement par personne et par mois | LibreOffice gratuit + Nextcloud hébergé, quelques euros par mois pour tous | Plusieurs centaines d'euros |
| Gestionnaire de mots de passe, 5 personnes | Abonnement professionnel par personne | Offre gratuite ou instance auto-hébergée | Une à deux centaines d'euros |
| Visioconférence | Abonnement pour lever la limite de durée | Jitsi, gratuit | Une centaine d'euros |
| Mesure d'audience | Gratuit, payé en données | Matomo hébergé, quelques euros par mois | Léger surcoût Compensé par la conformité et la mesure complète |
| Le temps de bascule | — | Deux à cinq jours au total, étalés | Le poste réel À valoriser à votre taux journalier |
! Ce que ce tableau dit vraiment
L'économie en licences est réelle mais rarement spectaculaire à l'échelle d'une TPE : quelques centaines à un ou deux milliers d'euros par an. Le temps de bascule mange une bonne partie de la première année.
Le vrai bénéfice est ailleurs, et il se voit sur trois à cinq ans : plus de hausse de tarif imposée, plus de fonctionnalité qui migre vers une offre supérieure, plus de données dont vous ne savez pas où elles sont, et plus de facture par personne qui grossit quand vous embauchez. C'est un bénéfice de trajectoire, pas de trésorerie immédiate. Dit honnêtement, il convainc mieux qu'une promesse d'économie.
11. Les six limites à annoncer honnêtement Un conseil qui ne les dit pas est un mauvais conseil
1 Ce qu'il faut savoir avant
- Le support n'est pas un numéro de téléphone. C'est une documentation, un forum, et éventuellement un prestataire que vous payez. Budgétez-le si votre activité en dépend.
- Certaines interfaces sont moins abouties. C'est vrai sur une partie des logiciels et faux sur une autre. Testez avant de décider, jamais l'inverse.
- La formation est réelle. Prévoyez une heure par personne et par outil, et acceptez une baisse de rythme les deux premières semaines.
2 Et pendant l'usage
- Un projet peut s'arrêter. Regardez avant d'adopter : activité récente, plusieurs mainteneurs, une organisation derrière. Le code reste accessible, mais plus personne ne corrige les failles.
- Les mises à jour restent votre affaire dès que vous hébergez quelque chose vous-même. C'est la contrepartie directe de la maîtrise.
- L'interopérabilité avec l'extérieur demande parfois un geste supplémentaire : exporter en PDF, rejoindre la visio de l'autre, convertir un fichier. Une friction, pas un obstacle.
12. Basculer en trois vagues Sans rien casser, et sans braquer personne
Vague 1 : Ce qui ne se voit pas
Gestionnaire de mots de passe, mesure d'audience, sauvegardes. Personne ne change ses habitudes, le gain est immédiat, et vous prenez confiance. Une demi-journée en tout.
Vague 2 : Ce qui se voit un peu
Bureautique installée à côté de l'existant, pas à la place. Logiciel de messagerie. Espace de stockage partagé, d'abord sur un projet, pas sur toute l'entreprise. Laissez trois mois, et observez qui bascule spontanément.
Vague 3 : Ce qui engage
Retrait des abonnements devenus inutiles, visio par défaut sur votre lien, et éventuellement le système sur les postes qui s'y prêtent. Cette vague ne se lance que si les deux premières se sont bien passées.
Jamais : Ce qu'on ne bascule pas en même temps
La comptabilité, la messagerie hébergée et le site. Trois chantiers distincts, chacun avec ses risques propres, et jamais dans la même semaine que le reste.
Les six règles qui résument ce mémo
- Libre ne veut pas dire gratuit : vous payez en temps ce que vous ne payez plus en licence.
- Commencez par ce qui ne se voit pas, finissez par ce qui engage.
- Installez à côté avant de remplacer, jamais l'inverse.
- Envoyez vos documents en PDF, et 90 % des frictions disparaissent.
- Sur la comptabilité, suivez votre expert-comptable et ne cherchez pas à basculer.
- Le bénéfice n'est pas la trésorerie de l'année, c'est la trajectoire sur cinq ans.
Mémo publié par NET&PRO à titre pédagogique. Information générale, sans garantie d'exactitude, d'exhaustivité ni d'actualité, et sans valeur de conseil personnalisé. Avertissement et limites d'usage
Dans le glossaire
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